O eSocial faz parte do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (SPED), sistema esse que tem o propósito de simplificar e unificar a entrega de documentos trabalhistas, previdenciários e fiscais do Brasil, sendo mantidos por um cadastro único, sem a dependência de diversos sistemas. Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, ele está sendo desenvolvido em conjunto pela Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
Esse sistema será obrigatório para todas as empresas do país, inclusive para pessoas jurídicas (incluindo MEI), pessoas físicas que possuem empregados domésticos, segurado especial e órgãos públicos.
Quais são os seus objetivos?
O eSocial foi criado e desenvolvido para centralizar as obrigações e combater a sonegação referente os dados e informações dos empregados. Além disso, ele viabiliza a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas, simplifica o cumprimento das obrigações e aprimora a qualidade de informações de todas as relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. As principais informações que as empresas deverão passar para o sistema do governo são:
- admissão e desligamento;
- afastamento temporário;
- alteração de salário;
- alteração da jornada de trabalho;
- apuração de débitos e créditos tributários federais;
- atestados de saúde;
- aviso prévio;
- cadastro de benefícios previdenciários;
- comunicação de acidente de trabalho;
- condições ambientais de trabalho;
- declaração sobre o imposto de renda retido na fonte;
- folha de pagamento.
- geração do documento de arrecadação de receitas federais;
- monitoramento de saúde do trabalhador.
Como era o cenário antes do eSocial?
Na rotina atual das empresas, os profissionais de RH ou qualquer profissional que realize esse tipo de serviço precisa passar as informações para várias entidades, que possui seu respectivo repositório. Porém, com o uso do programa o profissional fará o cadastro de todas as informações em um único sistema, que automaticamente procurará e as repassará para as respectivas entidades.
Devido à burocracia ser tão demorada e trabalhosa para ser seguida, muitas empresas ficaram inadimplentes no cumprimento de algumas obrigações, como alguns documentos obrigatórios que não eram nem produzidos, nem enviados, por exemplo. Como o governo não conseguia ter controle de tudo, essas irregularidades favoreceram a sonegação fiscal, desrespeitando direitos trabalhistas e previdenciários.
Com um cenário tão ruim, o eSocial veio para mudar essa situação, com um sistema capaz de identificar empresas que estão sonegando ou passando informações erradas e incompletas, através do cruzamento de dados feito pelo sistema. Não será possível postergar cumprimentos obrigatórios das exigências legais e nem prazos, além da adoção de medidas alternativas que não são autorizadas por Lei, como por exemplo, fracionamento irregular de férias dos empregados, entre outros.
Além do RH, os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico também sofrerão um impacto com a implantação do programa, pois todos terão a responsabilidade de enviar dados para o sistema, de acordo com as respectivas informações da sua área.
As empresas que não cumprirem corretamente suas obrigações fiscais serão identificadas e penalizadas, consequências essas que serão faladas a seguir.
Penalidades e multas previstas
As penalidades e multas que são aplicadas hoje em dia desde a reforma trabalhista são as mesmas que serão aplicadas com o uso do eSocial, porém, os prazos serão alterados. Devido a simplicidade do sistema para o envio das informações, o tempo para entrega dos documentos ficou menor, por isso, é extremamente necessário ficar atento às seguintes obrigações:
Férias
O comunicado das férias do empregado deverá ser dado com uma antecedência de 30 dias, se esse comunicado não for feito, a empresa deverá pagar uma multa de R$ 170,00.
FGTS
Se a empresa não fizer o depósito depois da notificação, poderá pagar uma multa de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado.
Admissão
O comunicado da admissão de um colaborador deve ser feita até o final do dia que antecede o primeiro dia do empregado realizando suas atividades na empresa. A penalidade é prevista no artigo 47 da CLT, podendo resultar em uma multa de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00 (somente em caso de reincidência), sendo R$ 800,00 a multa aplicada para microempresas, penalidade prevista também pela falta de registro na Carteira de Trabalho.
Alterações de cadastro ou contrato
Todas as informações e dados deverão estar sempre atualizados no sistema, como também qualquer alteração na relação de trabalho. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
Comunicação de acidente de trabalho
Esse comunicado deve ser feito até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente de trabalho ou imediatamente em caso de óbito do colaborador. As multas para o atraso do comunicado ou até mesmo a falta dele, levará à multa entre o limite e o máximo de salário de contribuição.
Exames médicos
De acordo com o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR 7, é preciso que todos os colaboradores façam os seguintes exames: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Não realizados esses exames, a multa será determinada pelo fiscal do trabalho, variando de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
Esse perfil é descrito em um documento, que consiste em informações para os colaboradores referentes a elementos que eles ficarão expostos, como agentes físicos, biológicos e químicos. Dependendo da gravidade e riscos, o empregado poderá ter direito a aposentadoria especial. O valor da multa poderá ser avaliado pelo fiscal do trabalho, mas a variação é entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
Afastamento temporário
Se o empregado se afastar por motivo de acidente, doença ou licença, o comunicado deve ser feito imediatamente. Sem o envio dessas informações, a empresa poderá pagar uma multa que varia de cerca de R$ 1.800,00 a R$ 180.000,00.
Esperamos que você tenha entendido o que é eSocial e a sua importância. Esse sistema veio para mudar a rotina de todas as empresas, e como qualquer mudança, será difícil se acostumar e se adaptar, mas esse novo processo ajudará sua empresa a otimizar o tempo do seu departamento de RH e ainda, conseguir dar conta da gestão e concretização de todas as leis trabalhistas. Se quiser saber mais sobre a implantação e obrigações dessa demanda, entre em contato com a Avanti. Somos especialistas em Saúde e Segurança do Trabalho e temos profissionais qualificados que poderão ajudar a sua empresa a implantá-lo e melhorar seus resultados!